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COMO MANTER O CONTROLE SOBRE A GESTÃO TÁTICA DO TRABALHO

02 mar 2021

Por Beneditto Marques.

Follow-up diário com a equipe é a melhor forma de acompanhar

O americano Jeff Sutherland criou uma tática de acompanhamento dos trabalhos com sua equipe, método que viralizou no mundo dos startups, devido à simplicidade de aplicação e efetividade de resultados. É o sistema de realização de pequenos follow-ups diários.

Pessoalmente, eu não gosto muito dessa história de “cobrar” ações e resultados das outras pessoas no trabalho, assim como detesto ser cobrado. Mas concordo que, de uma maneira ou de outra, as atividades e responsáveis por elas devam ser acompanhados para que se mantenham os níveis de correlação entre as diferentes fases e etapas do projeto e sua realização. E, nesse sentido, me parece simpático e eficaz o método de follow-ups diários, rápidos e objetivos, direcionando os esforços e atenção para os pontos que exigem maior cuidado e seus possíveis desdobramentos.

Até pouco tempo atrás, o controle das atividades e responsáveis era feito através da apresentação de uma lista de tarefas e pendências ou estabelecer uma série de objetivos, metas numéricas, para poder exigir os resultados em tempo contínuo. Além de compor um método excessivamente impessoal, distante da ideia de agregar os esforços, talentos e habilidades dos componentes da equipe, este modelo é frio e pouco motivador.

Por isso, fazer curtos follow-ups diários é melhor maneira do empreendedor apresentar suas expectativas quanto ao trabalho, estipular prazos e ressaltar a importância das atividades em curso, assim como os papéis e responsabilidades dos executores e controladores para o perfeito desenvolvimento do projeto. Mas é importantíssimo que o líder saiba mostrar à equipe, a sua forma de pensar, a concepção de suas ideias e atividades com base em sua trajetória profissional, incluindo os erros cometidos que se converteram em aprendizado.

E como funcionam esses encontros diários de follow-up?

Simplesmente, são feitas pequenas reuniões ou conversas rápidas diárias, com duração ao redor de 15 minutos, onde os colaboradores têm a oportunidade de expor o estágio de tarefas realizadas até aquele momento, ressaltando os resultados alcançados, as dificuldades encontradas e como foram contornadas. Esse momento de encontro, torna-se uma excelente oportunidade para destacar os acertos de equipe e individuais, avaliando e refinando as táticas úteis que representam as expectativas dos gestores, para que possam se adequar.

Do ponto de vista dos colaboradores, a tática os defende de possíveis desvios de rota, atividades ou resultados, estreitando e sintonizando seu foco nas atividades essenciais sob sua responsabilidade, evitando desgastes e perda de esforços, obtendo ainda maior assertividade. Por outro lado, o empreendedor ou líder do projeto abre espaço para se dedicar a tarefas ou atividades mais estratégicas, dentre elas, os encontros com clientes, fornecedores, formação de parcerias, desenvolvimento e aprimoramento de produtos e/ou serviços da organização.

A adoção de follow-ups rápidos diários não inviabiliza a realização de reuniões quinzenais ou sistemáticas e periódicas, onde são feitos os alinhamentos do trabalho pelos checkpoints e atualizado o status do projeto, com revisão ou manutenção do cronograma e outras orientações e discussões. A vantagem das reuniões diárias de acompanhamentos é de facilitar a identificação de problemas ou desvios de rota, em tempo minimizado.

O empreendedor que se desenclausura de sua sala e participa mais ativamente, com maior proximidade à sua equipe com segue aumentar sua visão holística do trabalho e crescer a produtividade da organização.

Beneditto Marques é administrador de empresas, com MBA em Gestão Empresarial Estratégica, especialista em Prevenção de Perdas Empresariais e Gestão de Resultados, grande vivência em operações e gestão de supermercados e empresas de varejo geral.

Fundador e CEO do ISECORP – Instituto Sucesso Educação Corporativa